O sistema de gestão das organizações que funciona de forma integrado, e tem a finalidade de planejar os recursos da empresa, é denominado Enterprise Resourcer Planning (ERP).
Traduzido para o português, o termo significa planejamento dos recursos da empresa. A plataforma reúne as operações de forma integrada e trabalha de maneira integrada.
Dessa forma, o ERP atua como um banco de dados organizacional. Setores como a manufatura, a logística, as finanças e os recursos humanos são exemplo da integralização da ferramenta.
Um modelo de software desenvolvido pela empresa alemã SAP, é o principal método utilizado pelo sistema ERP. Com esse recurso é possível fazer com que as informações que estão nos computadores sejam organizadas.
Assim sendo, as redundâncias são eliminadas, o que permite uma visão geral mais nítida. Desse modo, os processos ficam automatizados e as informações são distribuídas por todas as áreas do negócio.
Sistema ERP: Exemplo
Para explanar o funcionamento do sistema ERP vamos pegar o caso de uma indústria de imóveis como exemplo. Nesse caso, o software iria fazer com que o processo fosse integrado do seguinte modo:
- O representante de vendas vai registrar a encomenda no sistema, podendo disparar a informação pela empresa;
- O setor de produto será avisado que é necessário fabricar o móvel que foi encomendado;
- A área responsável por essa gestão de suprimentos também irá efetuar o registro desse pedido. Para que seja possível controlar o estoque dessas matérias-primas será necessário para a sua produção;
- Caso seja necessário repor o estoque, a área de suprimentos irá cuidar disso. Ademais, o setor financeiro deve ser gasto com a aquisição de matérias-primas;
- O departamento financeiro receberá o aviso de que deverá efetuar a cobrança por aquele móvel vendido;
- Essas novas informações de custos e desse faturamento irá chegar aos responsáveis por essa contabilidade;
- A área de logística poderá se programar, desde o começo, para a entrega dessa encomenda. A partir disso, dá para calcular o tempo necessário para esse tipo de fabricação.
Em resumo, o ERP vai permitir que todas essas informações possam ser acompanhadas em tempo real. Assim, todos os setores receberão esses dados forma resumida, indo desde o pedido até sua entrega.
Vantagens e desvantagens do ERP
Vantagens
Para que a comunicação dentro da empresa seja melhorada, um sistema ERP vai fazer com o fluxo de informações dentro da empresa seja mais fundamentada.
Desta forma, os dados são armazenados para que possam ser consultados em relação ao andamento do pedido e também em casos de análises que possam ser feitas no futuro.
Desvantagens
O ERP é um sistema que precisa ser apropriado para as necessidades específicas de cada empresa. Por isso, é necessário que o departamento de tecnologia do órgão sejam aptos às suas especificidades.
É necessário que esse setor seja competente o suficiente para escolher o fornecedor ou contratar uma consultoria especializada para a empresa, que sejam melhores para a organização.
No entanto, esses aspectos podem custar caro para a companhia. Outro ponto negativo é o fato de a empresa ser frágil quando se trata de falhas. Isso acontece pelo fato da organização ser dependente do software.
Por isso, se caso o programa não disponibilizar um suporte que seja eficaz e veloz, a produção pode ser diretamente atingida. Fator que pode causar grandes prejuízos ao órgão.