A secretária é a profissional que organiza e participa das tarefas cotidianas em um escritório. Ou seja, é aquela que planeja, organiza e dirige os serviços da área administrativa de uma empresa, dando suporte e facilitando o trabalho de executivos, como gerentes, supervisores, diretores, sócios, entre outros.
Executa diversas atividades, como:
- Pagar contas;
- Redação de cartas, documentos, relatórios e outros textos profissionais especializados;
- Organizar e fazer a manutenção de documentos;
- Comunicação com clientes e colaboradores externos do escritório;
- Organizar a agenda dos executivos;
- Coletar informações para atingir objetivos e metas da empresa;
- Fazer a interpretação e resumos de textos e documentos;
- Escrever ou traduzir textos e documentos em língua estrangeira;
- Prestar assistência e assessorar executivos;
- Fazer a seleção, registro e encaminhamento de correspondências;
- Atualizar registro e distribuição de expediente;
- Participa de reuniões na elaboração de atas e pautas;
- Organizar eventos;
- Solicitar ou comprar material de escritório;
- Contratação de serviços (limpeza, manutenção, segurança, etc);
- Recepcionar visitantes;
- Fornecer informações;
- Realizar atendimento telefônico.
Para obter um bom desempenho na função, uma secretária deve saber administrar o tempo e tomar decisões, possuir boa memória e conhecimento de assuntos gerais. Também deve ter uma boa comunicação, aparência e bom humor. Além disso, é necessário que seja detalhista, motivada, paciente, atenta, discreta e boa ouvinte.
Uma secretária deve conhecer bem as rotinas de trabalho em um escritório ou empresa. Também é necessário que tenha conhecimentos em sistemas de informação. Como uma de suas principais funções envolve comunicação, é essencial que tenha domínio da Língua Portuguesa escrita e falada.
Possuir experiência em recepção, atendimento a clientes ou serviços administrativos é um diferencial para conseguir um emprego na área.
Formação
Normalmente a escolaridade mínima exigida é segundo grau completo. Para se especializar na profissão, pode ser realizado um curso técnico de nível médio ou uma graduação de nível superior.
Quem pretende seguir esta carreira pode cursar Secretariado Executivo ou Secretariado Bilíngue/Trilíngue. A graduação é mais completa e abrange mais disciplinas teóricas, especialmente na área de Administração. Já o curso técnico é mais voltado para a prática profissional.
Atuação e Remuneração
Uma secretária trabalha em escritórios ou empresas. Eventualmente também precisa possuir disponibilidade para viagens.
De acordo com estimativa da Catho Online, a média salarial para o cargo de secretária no Brasil é de R$ 1.382,72. No entanto, em empresas de grande porte, uma secretária mais experiente e com boa formação pode obter remuneração de até R$ 8 mil.
Diferença entre secretária e recepcionista
Apesar de possuírem atividades em comum, há diferenças entre os cargos de secretária e recepcionista. Como mencionado anteriormente, a secretária é aquela que cuida das obrigações administrativas.
Já uma recepcionista lida com o atendimento ao público, visando sua satisfação. É ela quem recepciona visitantes, atende clientes e fornecedores pessoalmente, por telefone ou por e-mail, mantém a organização da recepção e resolve qualquer questão relacionada ao cliente.
Ainda que, no exercício da profissão, uma secretária possa realizar as mesmas atividades que a recepcionista, o atendimento ao público não é sua atribuição principal, bem como as atividades administrativas não são o foco de uma recepcionista.
