O budget e forecast consiste na elaboração de um orçamento do tipo estático (budget), por traçar metas e objetivos. Dessa forma, uma empresa saberá como se planejar para cumpri-los.
Assim sendo, ele deve ser ajustado por meio dos forecasts, ao longo de sua execução. A planilha para tal deve ser elaborada mensalmente e vai comparar os valores projetos no budget àqueles efetivamente realizados naquele mês.
A partir dessa comparação é que serão calculados quais são os valores que precisam ser atingidos nos meses seguintes. Desse modo, até o final do período de execução os cálculos são feitos de maneira que dê para cumprir os objetivos traçados no início.
Budgest e forecast: exemplo
O orçamento de uma empresa prevê desembolsar R$ 4 mil mensalmente e com alguma despesa específica. Em todo o ano, esse gasto deve ter o total de R$ 48 mil e é primordial guardar todas essas informações.
Entretanto, após seis meses de execução desse orçamento, a organização precisa analisar os valores. Constata-se, que a empresa gastou nesse período um valor de R$ 25 mil daquele que tinha sido previsto no começo.
Para ser possível manter o controle das contas e cumprir a meta, é preciso adotar uma planilha de forecast. Sendo conhecido também como um orçamento ajustado,pelo fato de existir um recálculo para todo o processo.
Assim sendo, ao usar o exemplo acima, é preciso mostrar que os valores precisariam ser reajustados. Uma vez que o gasto normal seria de R$ 24 mil e não 25 mil.
Rolling budget e rolling forecast
A falta do budget tradicional não flexível pode afetar os negócios de alguns órgãos. Isso pode acontecer especialmente os que atuam em atividades que geram mudanças nos processos.
Além disso, organizações que trabalham com atividades que exigem alterações rápidas, ou operam com produtos de ciclo de vida pequenas também podem ser afetadas.
Dessa forma, um dos modelos mais usados é o rolling budget e forecast. Métodos que contém um orçamento flexível ou contínuo.
Por meio desses formatos, é possível prever se despesas e também receitas vão precisar ser analisadas de maneira detalhada. É essencial que isso seja feito em intervalos estipulados ao longo da execução. Isso vai permitir um maior ajuste dos orçamentos da companhia.
Portanto, essas revisões não podem ser confundidas com o que acontece no budget tradicional por meio do forecast. Assim sendo, a diferença está ligada ao orçamento estático ter um prazo fixo. Por isso, a empresa irá trabalhar com uma contagem regressiva.
Entretanto, no caso do rolling budget, a cada revisão deste prazo, ele é renovado. Isso permite que os orçamentos que foram revisados tenham a mesma duração que o orçamento conhecido por todos como inicial. Esse último, geralmente, tem duração de 12 meses.
Um orçamento revisado que entraria em vigor em maio, deverá ser revisado até abril do próximo ano. Dessa maneira, caso o orçamento volte a ser revisado em setembro essas novas projeções devem ser realizadas até agosto do ano seguinte.
Portanto, devido essa revisões de acordo com o tempo, o rolling budget é conhecido como orçamento perpétuo.