Para que possa registrar as entradas e saídas financeiras de uma empresa, a contabilidade do órgão utiliza-se do plano de contas para relacionar os códigos e classificá-los.
Dessa forma, a padronização das categorias que vão ser usadas para a elaboração de documentos contábeis da organização é o plano de contas.
Assim sendo, a definição de contas deve ser compatível com as normas que são estabelecidas pela lei nº 6.404/76, a Lei Das S/A. Contudo, isso não quer dizer que o plano de contas precisa ter um único modelo.
O formato do plano é adaptável àquilo que a empresa necessita. Por isso, a companhia tem que detalhar o projeto, de forma que a auxilie a controlar as finanças da melhor maneira possível.
Além disso, os gestores precisam estar cientes de que tudo que ocorre na vida financeira da empresa precisa ser encaixado em alguma categoria específica. No entanto, não há um limite estabelecido para fazer a inclusão de contas na relação.
Outras nomenclaturas que o plano de contas recebe são modelos de contas, estruturas de contas e elenco de contas.
Planos de contas: elaboração
Há alguns padrões que identificam um plano de contas, mesmo com o projeto não tendo um receita única. Geralmente, os modelos são divididos em quatro grupos. São eles: Ativo, Passivo, Receitas e Despesas.
Os Ativos e os Passivos dizem respeito às contas patrimoniais do órgão. Já as receitas e as despesas se referem às contas de resultado.
Os modelos de divisões das categorias dependem daquilo que a empresa tem como objetivo, de acordo com suas necessidades específicas. Entretanto, há algumas subdivisões que são estipuladas por lei.
É o caso, por exemplo, das categorias do ativo e do passivo. Geralmente, o plano detalhado é dividido em quatro níveis que devem ser expostos nessa sequência exata:
1- Ativo
Ativo Circulante: Disponível, Caixa, Banco Conta Movimento, Realizações, Clientes, Aplicações Financeiras, Estoques, Mercadorias para revenda, Produtos acabados, insumos, outros.
Ativo não circulante: Realizável a longo prazo, Títulos a receber, Investimentos, Participações societárias, Imóveis para venda, Imobilizado, Imóveis, Instalações, Máquinas e equipamentos, Veículos, Depreciação acumulada, Intangível, Marca e patentes, Softwares, Amortização acumulada.
2- Passivo
Circulante: Impostos e contribuição a recolher, Simples a recolher, INSS, FGTS, Contas a pagar, Fornecedores, Outras contas, Empréstimos bancários, Banco A, Banco B, Obrigações, Fornecedores, Aluguéis a pagar, Empréstimos a pagar, ICMS a recolher, INSS a recolher, Salários a pagar, Outras obrigações a pagar.
Não circulante: Obrigações, Empréstimos bancários.
Patrimônio líquido: Capital, Reservas, Reservas de capital, Reservas de lucros, Prejuízos acumulados, Prejuízos acumulados de exercícios anteriores, Prejuízos do exercício atual.
3- Custos e despesas
Custos operacionais: Custo dos produtos vendidos, Materiais, Mão de obra, Encargos sociais, Custo dos servições prestados, Combustível, Mão de obra, Encargos Sociais.
Despesas operacionais: Despesas administrativas, Aluguel, Energia elétrica, Água, Correios, Salários, Décimo terceiro salário, Encargo Sociais, Férias, Despesas financeiras, Descontos concedidos, Juros Passivos, Despesas bancárias, Despesas tributárias, IPTU, OCMS, IRPJ
Despesas não operacionais: Perdas de capital, Custo de alienação do ativo permanente.
4-Receitas
Receitas operacionais: Receitas financeiras, Descontos obtidos, Juros ativos, Rendimento de aplicações.
Receitas não operacionais: Lucros venda imobilizado
Receita bruta: Vendas de mercadorias, Vendas à vista, Vendas a prazo.
Plano de contas gerencial
É diferente do plano de contas contábil, porque não é feito por um contador e tem uma flexibilização mais gerencial. A função principal desse plano é criar uma lógica de organização dos dados financeiros da própria empresa.
Dessa forma, ele vai permitir que o gestor possa analisar e, de acordo com as suas necessidades, promover mudanças. As subcategorias de um plano de contas serão definidas por meio da natureza do tipo de negócio.
Assim sendo, ao montar o seu plano dá para ir optando por uma divisão que seja mais otimizada. Por exemplo, ao invés de optar por ativo circulante ou não circulante é mais vantajoso ir pelo tipo de produto que está sendo comercializado.
Enquanto isso, ao se tratar das despesas, por exemplo, a organização pode separar os gatos com o marketing, das suas despesas operacionais.
Portanto, esse processo de reorganização deve ser realizado para que não aconteça as disparidades comuns. Especialmente entre o plano de contas contábil e o gerencial, na hora de apurar o lucro ou prejuízo da empresa.
Plano de Contas Referencial
Determinado pela Receita Federal do Brasil, o Plano de Contas Referencial é feito para que as empresas possam aderir à Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e assim informarem seus saltos de contabilidade.
Assim sendo, esse padrão existe para que possa ser utilizado no entrega dos programas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Para que as empresas possa manter um plano de contas que seja personalizado, com o intuito de remanejar dados para o padrão do SPED, o sistema tem instrumentos específicos para isso.
Entretanto, em 2009 o Plano de Contas Referencial foi criticado por especialistas de contabilidade. Para eles o formato tinha algumas divergências quando comparados às regras internacionais de contabilidade. Fato que poderia induzir as empresas a cometerem erros.