Noções de Arquivologia para concurso público

Um resumo de todos os conceitos pertinentes à Arquivologia, os principais termos e como o conteúdo pode ser cobrado em sua prova.

A Arquivologia é a ciência que estuda os arquivos e é uma área cada vez mais cobradas em concursos públicos, especialmente das esferas estadual e federal. Recentemente, algumas carreiras do concurso para o Ministério Público da União (Concurso MPU) tiveram conceitos de Arquivologia inseridos em seu conteúdo programático.

Confira, a seguir, os principais conceitos relacionados à Arquivologia, bem como o conteúdo pode ser cobrado em sua prova.

Conceitos de Arquivologia

Ao longo do estudo dessa área, você vai se deparar com uma série de conceitos que precisam ser compreendidos na ponta da língua. Veja quais são os principais:

  • Suporte: é o material no qual as informações são registradas. São exemplos de suporte pendrive, DVD, CD, microfilmes, entre outros.
  • Documento: registro da informação independente da natureza de seu suporte, portanto qualquer informação que seja gravada e possibilite consultas posteriores é um documento. Nisso, podemos incluir livros, CD’s, plantas (gráficas), pendrive, entre outros. Cuidado: um suporte não será um documento se não houver nenhuma informação gravada nele!
  • Informação: de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), a informação é a ideia, mensagem ou elemento referencial contido em um documento.

Os três elementos acima formam um equação básica fácil de memorizar: suporte + dados e informações = documento.

  • acervo: total de documentos guardados em um arquivo
  • acondicionamento: suporte ou embalagem cuja função é proteger o documento e facilitar o seu manuseio
  • Digitalização: armazenamento, em disco óptico, de documento de forma a permitir sua visualização em terminal de alta resolução, ou ainda a sua impressão
  • Microfilmagem: produzir imagens fotográficas de determinado documento, porém em tamanho altamente reduzido

Noções de Arquivologia

O que é arquivo?

O nome “arquivo” tem origens grega ou latina. E, olha, essa informação é importante e pode cair na sua prova! Na origem grega, “arquivo” vem de arché, archeion, os depósitos do Antigo Regime. Já em latim, o nome é oriundo de archivum, o lugar onde se guarda os documentos da nobreza.

De acordo com a Lei n. 8.519/1991:

Art. 2º – Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Se uma repartição produz e recebe documentos, significa que ocorre uma acumulação dos mesmos, certo? Acumulação essa que deve ser ordenada. Ainda falando em leis, é necessário buscar a legislação para definir o que é arquivo público. O texto que trata disso é o Decreto 4.073 de 2002 que regulamenta a Lei 8.159/91. Dele, temos que:

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
II – produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista

Ainda sobre a Lei 8.159/91, temos que:

Art. 7º – Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

ß 1º – São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
ß 2º – A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Diferença entre arquivo, museu, biblioteca e centro de documentação

É necessário distinguir a diferença entre arquivo, museu, biblioteca e centro de documentação. Vejamos:

  • arquivo: acumulação ordenada de documentos produzidos e recebidos por uma instituição, tendo como objetivo a sua preservação para a consecução dos seus objetivos.
  • museu: instituição de interesse público cuja criação tem a finalidade de estudar, conservar e disponibilizar ao público objetos de valor histórico e cultural, bem como conjunto de peças
  • biblioteca: conjunto de material impresso (ou digital) disposto de forma ordenada para pesquisa, estudo ou consulta
  • centro de documentação: instituição cuja função é centralizar ou disseminar documentos e informações, incluindo documentos de arquivos, museu e biblioteca

Quais são os princípios arquivísticos?

Os princípios da Arquivologia mais cobrados em provas de concurso público são:

  • Cumulatividade: também chamado de naturalidade, esse princípio remete ao enriquecimento do arquivo em razão de sua formação contínua.
  • Unicidade: os documentos são únicos dentro do seu contexto de produção porque atendem à função realizada por determinado órgão. Porém, isso não significa que sejam proibidas cópias desses documentos.
  • Ordem original: o arquivo deve manter a ordem material (física) e intelectual (contextual) conforme o arranjo estruturado pela entidade que o produziu.
  • Indivisibilidade: os fundos de arquivos não podem ser mutilados, dispersos, destruídos, alienados sem autorização ou sofrer adições indevidas.
  • Organicidade: os arquivos devem refletir funções, estrutura e atividades da entidade que o produz ou acumula, além de suas relações, tanto externas quanto internas.
  • Proveniência: manutenção dos arquivos agrupados, de forma a não permitir que se misturem aos demais provenientes de instituição, administração, pessoa física ou jurídica. Ou seja, respeitar a origem dos respectivos documentos. Existem dois tipos de fundos:

Fundo aberto: quando ainda podem ser acrescentados novos documentos em função de a entidade produtora seguir em atividade

Fundo fechado: quando não são mais recebidos documentos pelo fato de a entidade produtora não estar mais em atividade. Porém, poderá recebê-los caso os documentos tenham sido produzidos durante o funcionamento da respectiva instituição

  • Inter-relacionamento: relações estabelecidas entre os documentos de um arquivo
  • Veracidade: o conteúdo daquele documento deve corresponder aos respectivos fatos
  • Autenticidade: os documentos devem ser geridos conforme normas técnicas e processos que garantam sua confiabilidade e veracidade
  • Pertinência territorial: os documentos podem ser transferidos para a custódia de outros arquivos desde que haja a jurisdição arquivística sobre o território ao qual o conteúdo for reportado

Tipos de arquivo

Os arquivos podem ser classificados quanto ao seu uso, estrutura organizacional, extensão de atuação e natureza do documento.

Classificação quanto ao uso

  • Arquivo corrente: documentos relacionados aos objetivos imediatos de sua produção ou recepção. São aqueles utilizados com frequência pelos órgãos produtores, assim como sua consulta. Nos arquivos correntes, é necessário estabelecer um código de classificação de documentos, classificando o que for produzido ou recebido pelo órgão ao longo de suas atividades. É importante frisar que todo documento é criado na fase corrente.
  • Arquivo intermediário: documentos cujo uso é pouco frequente e que, por isso, são destinados a um depósito de armazenamento temporário até que seja dada sua destinação final.
  • Arquivo permanente: documentos cuja guarda é definitiva em função de seu valor.

A classificação quanto ao uso segue o conceito do ciclo de vida dos documentos, mais conhecida como Teoria das Três Idades. Nela, o arquivista caracterizará os documentos de acordo com a sua origem, utilização ou tratamento documental.

Classificação quanto à estrutura organizacional

  • Centralizada
  • Descentralizada

Classificação quanto à extensão de atuação

Dentro desse conceito, temos o arquivo central, a unidade que controla os documentos originados pelos setores, bem como os procedimentos técnicos aos quais cada um deve ser submetido. Ainda precisamos considerar o conceito de arquivo setorial, a unidade que recebe documentos acumulados por determinada entidade subordinada, mas que ainda é dependente do arquivo central.

Classificação quanto à natureza do documento

Um arquivo pode ser especial, quando vinculado ao aspecto físico do documento, como uma fotografia; ou, especializado, quando refletem a experiência de quem o produz, como uma planta residencial.

Classificação quanto à natureza do assunto

O arquivo pode ser ostensivo ou ordinário, quando a divulgação não prejudica a Administração; sigilosos, quando guardam conteúdo de conhecimento restrito e requerem medidas especiais de custódia; ou, reservados, quando seu conteúdo não deve ser de conhecimento público geral.

Classificação quanto ao gênero do documento

Quanto ao gênero, um arquivo pode ser classificado em:

  • textual: manuscritos, datilografados ou impressos
  • cartográfico: mapas, plantas, entre outros
  • filmográfico: fitas magnéticas de imagens ou películas cinematográficas
  • sonoro: registros fonográficos
  • micrográfico: suporte fílmico
  • informático: produzidos, tratados e armazenados em computador

O que é a gestão documental?

A gestão documental é o conjunto de medidas que buscam racionalizar e tornar eficientes os processos de criação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos que estejam nas fases corrente ou intermediária. Nisso, podemos incluir eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Os procedimentos da gestão documental visam à conservação dos arquivos, isto é, as medidas que visam assegurar a proteção dos documentos contra agentes de deterioração. Um dos pontos a ser considerado na gestão documental é a data-limite de cada documento, o elemento que menciona os anos de início e término dos períodos abrangidos pelos documentos de um processo.

Avaliação dos arquivos e documentos

avaliação dos documentos é o processo na qual, como o próprio nome já diz, analisamos os arquivos e estabelecemos a sua destinação conforme os valores atribuídos.  A partir dela, o arquivista verificará qual será a destinação do arquivo, incluindo a sua eliminação (destruição de documentos cuja avaliação resultou em sua desvalorização para guarda permanente).

Valoração do documento

Um documento pode ter diferentes valorações para uma instituição, sendo elas:

  • valor administrativo: também chamado de primário ou funcional, indica o valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição, o valor pelo qual ele foi criado.
  • valor histórico: também chamado de secundário, se refere à possibilidade de uso daquele documento para fins diversos do funcional, quando passa então a ser considerado como fonte de pesquisa.

Tabela de temporalidade

A tabela de temporalidade é o instrumento pelo qual o arquivista irá determinar os prazos de recolhimento, transferência, reprodução ou eliminação de documentos, sempre sob a aprovação de autoridade competente.

Tipos de arquivamento

Existem dois tipos de arquivamento. São eles:

  • horizontal: documentos colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. Usado para mapas, plantas ou desenhos, além dos arquivos permanentes
  • vertical: documentos dispostos uns atrás dos outros, de forma a permitir consulta rápida

Métodos e operações de arquivamento

  • Alfabético: o elemento principal é o nome
  • Numérico: o elemento principal é o número do documento (numérico simples) ou número associado à data (numérico cronológico)
  • Geográfico: o elemento principal é o local, seja ele estado, país ou cidade
  • Ideográfico: o elemento principal é o assunto

Como cai na prova?

Prova: Técnico-Ministerial-Área Administrativa 

Órgão: MPU 

Banca: Cebraspe

Ano: 2018

No que tange a preservação e conservação de documentos de arquivo, julgue o próximo item.

Os documentos de arquivo devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.

a) Certo
b) Errado

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