A delegação na administração é uma atribuição de várias ordens a um subordinado que tem a responsabilidade de planejar, decidir ou executar uma tarefa.
Uma autoridade tem que efetuar o ato de delegar. Portanto, é um superior do colaborador que deve ser escolhido para receber essa missão.
Dessa forma, ao passar determinados poderes a um subordinado, diante dos superiores, aquele líder continua sendo o responsável por aquela tarefa. Diante disso, o sistema de subordinação tem sempre a possibilidade de fazer com que quem lidera, possa pagar pelos erros cometidos por subordinados.
Por que a delegação na administração é tão importante?
A delegação de tarefas é primordial para aquelas organizações que visam um crescimento. Já que, dessa forma, as responsabilidades maiores pode ficar a cargos dos líderes, sem que fiquem sobrecarregados, visto que funções menores podem ser feitas por outras pessoas.
Além disso, a delegação ainda coopera para uma maior distribuição de tarefas. Isso faz com que com o subordinado aumente o nível de importância ao exercer funções mais dificultosas.
Ademais, esse formato ainda distribui o poder de decisão, o que faz com que não tenha concentração de autoridade nos postos superiores da empresa.
Etapas
A delegação na administração divide-se em quatros etapas: definição de metas, delegação da permissão para agir, obrigação de executar e obrigação de avaliar a execução.
Definição de metas
Nesse primeiro momento, a autoridade, com nitidez, comunica o que espera de quem recebeu aquela delegação.
Delegação da permissão para agir
Na segunda fase, quem lidera vai dar autoridade ao subordinado. Sendo assim, ele passa a exercer os procedimentos necessários para cumprir as metas estipuladas.
Obrigação de executar
Àquele que recebeu a missão de delegar, cabe a responsabilidade de executar as tarefas que foram destinadas pelo líder. Além disso, essa pessoa precisa prestar conta de todos os resultados obtidos nesse processo.
Obrigação de avaliar a execução de tarefa
Não basta ao líder apenas delegar determinadas função e não observar seu andamento. Dessa forma, é necessário ter acompanhamento das tarefas. Assim sendo, além de avaliar os resultados, a autoridade, se preciso for, também precisa cobrar uma prestação de contas.
Monitoramento da delegação
Uma das partes mais importantes da execução é ter um monitoramento sistemático do processo que foi atribuído. Essa observação é primordial já que, no procedimento, vai existir transferências de atribuições.
Nas reuniões com o subordinado, a autoridade deve saber como está o andamento da delegação, e também ouvir quais são as dificuldades encontrada até então. Esses encontros podem ser feitos com uma periodicidade definida pelo líder, em conjunto com a pessoa que está executando a tarefa.
Essa assistência é necessária para que o subordinado se sinta apoiado e assim ganhe ainda mais confiança para executar o trabalho. Além disso, à medida que líder e funcionário for adquirindo uma confiança mútua, o intervalo do acompanhamento pode ir aumentando aos poucos.
A delegação de forma eficaz
Há uma série de formas de delegar com eficácia, no entanto tem pré-requisitos importantes como não transferir uma mesma tarefa para dois subordinados e observar se já não há uma sobrecarga do colaborador.
Além disso, é primordial sempre explicar de forma nítida aquilo que se quer, para que não haja erros de comunicação. No mais, mantenha uma relação de troca com o funcionário. Ouvir a ideias sugeridas e saber como destacar os pontos positivos é essencial.