Um plano de ação é uma ferramenta para a gestão empresarial, que elabora uma lista do que é preciso para conquistar um objetivo.
Assim, esse plano tem que elaborar formas de execução das tarefas em etapas, prevendo que irá executá-la, em quanto tempo e quanto será necessário se utilizar do orçamento para essa aplicação.
Antes de tudo, o primeiro passo para elaborar um plano de ação é estipular de forma clara qual é o objetivo a ser buscado com ele.
Dessa forma, um plano de ação empresarial é primordial para que os gestores consigam ter um controle do tempo, dos recursos e também da equipe que tem à disposição.
Isso se dá pelo fato de o plano garantir que as ações sejam feitas de forma metódica. Assim sendo, as metas estipuladas são cumpridas com eficiência.
Passos para fazer um plano de ação
O plano de ação é dividido em três fases: planejamento, execução e monitoramento e encerramento e análise.
Planejamento
Nessa primeira etapa o plano de ação é montado e precisa identificar quais são as outras fases necessárias para alcançar o objetivo estipulado.
Assim sendo, mo momento do planejamento é preciso elaborar um cronograma, dividir as tarefas e também fazer uma a organização do orçamento.
Ainda nessa etapa, brainstorms podem ser feitos com todo o grupo que faz parte do plano. Dessa forma, tem-se uma garantia que nenhuma etapa será deixada para trás.
O planejamento é encerrado quando a planilha fica pronta. Ela servirá de base para que o plano de ação possa ser colocado em prática.
Execução e monitoramento
No momento de executar é essencial que o plano de ação seja seguido à risca. a equipe responsável por executá-lo tem que garantir o cumprimento dos objetivos e dos prazos pré-acordados.
Portanto, para que essa etapa funcione de maneira eficiente, é necessário uma boa comunicação entre os membros do grupo. Além disso, caso haja algum problema que impeça a execução do plano, o gestor tem de estar ciente.
Essa fase do processo é finalizada quando o plano de ação é concluído.
Encerramento e análise
O encerramento funciona como uma forma de feedback. É nesse momento que é preciso fazer uma análise apontando os pontos e identificando como o plano funcionou na prática.
Nessa fase o gestor em conjunto com a equipe envolvida no processo devem fazer questionamento tais como:
- Os prazos estabelecidos foram suficientes?
- Também foram cumpridos?
- Alguma etapa para o alcance desse objetivo foi esquecida?
Modelo de plano de ação 5W2H
Esse modelo, que é um dos mais utilizados na aplicação de planos de ação, consiste em responder sete perguntas. Dessa forma, ainda no desenvolvimento do plano, essas questões são colocados no topo da planilha.
Assim sendo, é possível traçar linhas que vão estipular as estratégias de maneira claras, de forma que busquem alcançar os objetivos. O nome da ferramenta se dá pelo fato de que na versão em inglês as questões correspondem 5Ws e 2Hs.
- O quê?- Nessa primeira coluna deve ser listado cada uma das etapas a serem seguidas para alcançar o objetivo;
- Por quê? – Explicar qual é a importância que a execução daquela tarefa terá;
- Onde?- Mostra onde é que aquela ação vai precisar ser executada;
- Quando?- Estipula o período e também o prazo para realizar determinadas tarefas;
- Quem?- Efetua a indicação de quem será o responsável por essa execução;
- Como? – Faz um detalhamento da forma como é esperado que a tarefa seja colocada em prática;
- Por quanto? – Mostra o orçamento que está disponível naquele momento.
Essa forma de fazer um plano de ação é extremamente eficiente e uma das mais usadas pelas. No entanto, é importante lembrar que há outras formas simples de executar os planos de ações.