O ciclo PDCA é uma metodologia muito conhecida e utilizada para o aprimoramento dos processos e para a solução de problemas de uma empresa. A letra P é referente ao verbo “plan” (planejar), onde é feito a elaboração do plano de ação e definição da metas.
Já a letra D se refere ao verbo “do” (fazer), onde entra a execução do projeto. A letra C vem do verbo “check” (verificar), etapa em que há o monitoramento dos resultados e acompanhamento dos indicadores. E por fim, a letra A vem do verbo “action” (agir), onde as falhas são corrigidas e os bons resultados são padronizados.
Os passos devem ser seguidos sempre na ordem em que as letras são apresentadas, como um ciclo. Um dos maiores erros no uso da ferramenta é parar no fechamento do primeiro ciclo. Quando uma ação é terminada, deve-se novamente voltar ao planejamento. Dessa forma, estabelecer novas metas e partir para a ação, continuamente em busca da excelência.
O ciclo tem como objetivo auxiliar a execução da estratégia. Portanto, é necessário que essa estratégia seja previamente desenvolvida, antes da aplicação do Ciclo PDCA.
Como o PDCA surgiu?
Ciclo de Shewhart e Ciclo de Deming são outros nomes do Ciclo PDCA, que atribuem crédito aos idealizadores. O engenheiro Walter Shewhart foi o criador do método do Ciclo PDCA, nos anos 1920.
No entanto, o modelo foi se tornar famoso apenas nos anos 1950, especialmente no Japão, por meio do professor americano William Deming. Ele é considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.
Inicialmente, o ciclo foi desenvolvido para ser aplicado na administração da qualidade da gestão. A ferramenta de Qualidade PDCA era um método recomendado para o aperfeiçoamento contínuo da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.
Entretanto, seu uso foi aprimorado. Atualmente, a ferramenta é uma das principais na compreensão do processo administrativo e solução de problemas.
Ciclo PDCA detalhado
A metodologia pode ser aplicada por uma tabela, desenho feito a mão, documento de Excel, texto corrido no Word, entre outros. O essencial é que essas informações estejam organizadas em um lugar onde possam ser frequentemente acessadas.
O PDCA é iniciado pela identificação e definição do problema a ser resolvido internamente. É importante envolver não só os gestores, como também os colaboradores em cada passo. Assim, é possível entender melhor as necessidades e pensar em um plano de ação mais efetivo.
Na etapa de Planejamento, é necessário:
- Identificar o problema: Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas por ele e proponha uma data para a solução do problema;
- Observar o problema: Observar as características do problema e os locais onde acontecem;
- Analisar o problema: Levantar as possíveis causas do problema, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis.
- Criar um plano de ação: Depois de identificadas as causas do problema, é hora de criar ações para resolvê-lo.
Na Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado.
Na etapa de Verificação, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação.
Por fim, a etapa da Ação é dividida em duas partes:
- Padronização: Aqui é padronizado o que funcionou no Plano de Ação. Assim, é evitado que o problema corra risco de reaparecer;
- Conclusão: É neste momento que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultado. Deve-se documentar os erros e acertos, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado e pensar nos planos futuros.
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