As empresas executam planos de ações para que possam alcançar bons resultados. Assim sendo, existem algumas ferramentas que auxiliam nesse processo. Uma delas é a 5W2H, que é utilizada como uma espécie de checklist do órgão.
A 5W2H é uma planilha que contém tudo o que deve ser executado pela empresa. Dessa forma, para que todas as tarefas cheguem ao conhecimento dos gestores um mapeamento é realizado. Esse método é essencial para que o plano de ação da companhia seja explanado de maneira mais nítida.
O nome do instrumento não é em vão. Os 5Ws e os 2Hs se referem ao número de palavras que preenchem a tabela. Esses termos são os seguintes:
- What: O que ser feito e quais são as fases do processo?
- Why: Por que esta ação deve ser desenvolvida?
- Where: Onde é preciso ser realizada essa atividade?
- When: Quando os prazos serão executados?
- Who: Quem é o responsável pela atividade?
- How: Como a ação será executada?
- How Much: Quantos vai custar à empresa?
A partir desses questionamentos é possível traçar um plano de ações. Após o planejamento, dá para visualizar o tamanho do processo e das funções. Além disso, o plano auxilia o gestor, caso surja alguma dúvida no meio do caminho.
A 5W2H pode ser executada em todo o tipo de empresa e em todas as áreas dentro delas, independente do porte. Assim sendo, a ferramenta auxilia desde projetos corporativos, os quais reduzem gastos com infraestrutura, cria plano de divulgação para as mídias sociais e lançam novos produtos.
Além do mais, a 5W2H pode ser aplicada também em questões pessoais, como planejamento de férias ou na compra de um carro, por exemplo.
5W2H: exemplo
A planilha da 5W2H pode ser feita tanto para um projeto específico, quanto para atividades em conjunto dentro do órgão.
Portanto, no momento de preenchê-la há uma diferenciação em cada um dos casos. Quando o projeto é feito individualmente as perguntas devem ser posicionadas nas linhas e as respostas no coluna seguinte.
No entanto, quando a intenção da empresa é mapear as atividades como um todo, é preciso dividir sete perguntas por colunas e as operações são colocadas nas linhas.
A imagem que representa a 5W2H é a seguinte:
| Plano de Ação | |
| O quê | |
| Porquê | |
| Onde | |
| Quando | |
| Quem | |
| Como | |
| Quanto |
Assim sendo, é a partir do questionamentos e do mapeamento da empresa, que os gestores conseguem traçar estratégicas mais fáceis de ser visualizadas e, consequentemente a execução fica mais fácil de ser efetuada.
